Ser mais produtivo é um dos benefícios que você tem ao delegar tarefas, então comece delegando. Leia o post sobre delegar tarefas
Também é importante ter tudo anotado seja no papel ou online, crie uma lista com tudo o que deve ser feito e a partir disso analise o que você pode delegar e distribua as demais tarefas durante o seu dia e semana de uma forma que seja possível cumpri-las.
Na hora de planejar suas atividades é importante levar em consideração a lei de Pareto 80/20, que quer dizer que 80% de seus resultados vem de 20% dos seus esforços, ou seja de tudo o que você faz somente 20% é que geram a maior parte do resultado ou lucro, a partir disso é possível eliminar muitas atividades que só te roubam tempo e não te dão grandes resultados, eliminar tarefas que lhe tornam ocupado e não produtivo, a partir dessa análise é possível focar no que realmente interessa e lhe traz benefícios.